Part 2 Administrasjon - før rennet

Dette avsnittet beskriver nødvendige forberedelser for å gjøre klart til renn! For å få tilgang til funskjonene må du være innlogget som event-administrator. Rennforberedelsene er delt opp i 9 steg.

Video av oppsett her: https://youtu.be/By1KbuHGirQ

Før du starter er det viktig å kontollere at globale innstillinger er riktige.

Steg 1 - Nytt arrangement

Start på hovedsiden og velg knappen “Nytt arrangement”. Fyll deretter inn nøkkelinformasjon om rennet.

Når arrangementet er opprettet vises oversikten for rennforberedelser.

Steg 2 - Deltakere

Påmelding skjer normalt via Min Idrett og deltakerlisten hentes ut gjennom Sportsadmin. Last ned deltakerlisten i format NSF XLS (excel). Bruk excel til å sjekke at alle data er riktige (normalt vil Sportsadmin markere med rødt de feltene som kan være feil, for eksempel påmelding i feil aldersklasse). Når data er korrigert lagres deltakerlista som en kommaseparert fil (csv). Trykk “Last inn deltakere” fra oversikten for å komme til siden for innlasting av deltakere.

Velg riktig fil og trykk last opp.

Etter innlasting av deltakere vises resultatet. Her ble 112 deltakere lastet inn. Dersom du får melding om feil eller duplikater bør dette verifiseres i kildefilen.

Steg 3 - Klasser

Det genereres automatisk løpsklasse for hver aldersklasse i påmeldingslisten. Utføres ved å trykke på ‘Generer klasser’.

I dette eksemplet opprettes 4 klasser. Det er mulig å lage felles løpsklasse for flere årsklasser - dette gjøres med funskjonen ‘Slå sammen klasser’.

Steg 4 - Startrekkefølge

Funksjonen ‘Rediger startrekkefølge’ er neste steg. Her settes startgruppe - alle løpsklasser i samme startgruppe går samtidig og startrekkefølge bestemmer innbyrdes startrekkefølge. Alle heat og runder i en startgruppe gjøres ferdig før klassene i neste startgruppe starter.

I dette eksemplet starter jentene først og en og en årgang går om gangen.

Steg 5a - Startnummer

Det er nå klart for å tildele startnummer.

Startnummer tildeles i henhold til startrekkefølgen i forrige steg. Samtidig gjøre det en sortering av brukerne slik at det tildeles startnummer i tilfeldig rekkefølge innenfor hver klasse.

Når startnummer er tildelt blir funksjonene for å skrive ut deltakerlister - pr klubb og pr klasse - tilgjengelig.

Merk: Det er også mulig å tildele startnummer manuelt. Dette kan enten gjøres ved at startnummer legges inn i deltakerfilen (steg 2) eller gjennom detaljsiden for deltakere.

Steg 5b - Seeding

Seeding gjøres pr klasse og kan gjøres på to måter (1) ved legge inn seeding poeng eller (2) ved manuelt å flytte løpere mellom heat.

1. Legg inn seeding-poeng - dette utføres ved å legge inn seeding-poeng på de løperne som skal seedes og trykke Lagre. Løpere vil da tildeles startnummer i henhold til seeding. De med best seeding får posisjon 1 i heatene, deretter posisjon 2 osv… Velg klasse først og utfør seeding for en klasse om gangen.
2. Manuell innplassering - her er det mulig å flytte løpere mellom heat. Dette gjøres ved å skrive inn et startnummer i feltet “Nytt startnr” og trykke på “Lagre”. Merk at det også er mulig å laste inn seeding poeng automatisk. Dette gjøres ved å bruke “excel_manual” formatet fra steg 2. Seeding vil da utføres samtidig som startnummer tildeles (steg 5a).

Steg 6 - Kjøreplan

Funksjonen ‘Generer kjøreplan’ setter opp alle heat (kvartfinaler, semifinaler, finaler) i henhold til et pre-definert oppsett. Starttider settes basert på eventens start-tidspunkt og de globale innstillingene.

Når kjøreplanen er generert (kode 201 betyr at alt gikk OK) kommer funksjonen ‘Skriv ut’ til syne.

Steg 7 - Tilpass tidskjema

Denne funksjonen benyttes for å optimalisere tidskjema. Det bør sjekkes manuelt at hviletider for løperne er passe lange. Helst mellom 15 og 30 minutter. Gjerne ned mot 15 i de yngre klassene og opp mot 30 for de eldste.

Merk: Utgangspunkt for oppsett av tid er basert på Globale innstillinger.

Steg 8 - Startliste

Med denne funksjonen plasseres alle løpere i sine kvartfinale-heat. Funksjonen ‘Skriv ut’ dukker opp når operasjonen er fullført. Verifiser at alle deltakere blir plassert i et heat ved å sammenligne antall starter og antall deltakere.

Steg 9 - “Videre til”

Siste steg er å opprette oppsett for kvalifisering til semifinaler og finaler. Merk at det i oppsettet tas høyde for maks 10 (konfigurerbart) løpere i hvert heat.

Gratulerer - vi er nå klare til å kjøre renn!